Osana alueellisen ryhmäsertifioinnin toteutusta Kestävän Metsätalouden Yhdistys ry kuulee sidosryhmiä PEFC FI 1001 ja PEFC FI 1002 -standardien vaatimusten toteutumisesta alueellisen ryhmäsertifioinnin piirissä. Palautetta kerätään vuosittain järjestettävässä sidosryhmäwebinaarissa, josta KMY tiedottaa sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä. Palautetta on mahdollista jättää myös oheisen palautelomakkeen kautta.
Palautelomakkeen kautta voit
- tehdä ilmoituksen epäillystä sertifioinnin vastaisesta toiminnasta
- antaa yleistä palautetta alueellisen ryhmäsertifioinnin toteutuksesta
- pyytää erimielisyys- tai valitustapauksen käsittelyä aiemmin ilmoitetun tapauksen käsittelyyn liittyen
Huomioithan, että KMY ei vastaa standardien sisällöistä, tai päivityksestä. Mikäli asiasi koskee PEFC-standardien sisältöä, ole yhteydessä PEFC Suomeen, joka ylläpitää Suomen PEFC-järjestelmää.
Ilmoitukset epäillyistä sertifioinnin vaatimusten vastaisista tapauksista
Havainnot epäillyistä sertifioinnin vastaisista tapauksista ilmoitetaan sertifikaatin haltijalle eli KMY:lle. Ilmoitus tulee tehdä sähköisen ilmoituskanavan kautta, jolloin tapaukset kirjautuvat ja siirtyvät käsittelyyn. Ilmoituksessa tulee eritellä, mitä standardin vaatimuskohtaa ilmoitus koskee. Lisäksi tietoon tulee tuoda kiinteistötiedot, tai tieto toimijasta, jota ilmoitus koskee. KMY koostaa tulleet ilmoitukset noin kerran viikossa ja toimittaa ne alueellisille metsäsertifiointitoimikunnille käsiteltäviksi.
Alueellisen metsäsertifiointitoimikunnan puheenjohtaja tiedottaa ilmoituksen tekijää tapauksen vastaanottamisesta ja antaa arvion käsittelyn aikataulusta. Tapauksia käsitellään toimikuntien kokouksissa, joita järjestetään kullakin sertifiointialueella 4–5 kertaa vuodessa. Tapaukset ilmoitetaan myös sertifiointiyrityksille vuosittaisten auditointien yhteydessä.
Mikäli tapaus on kiireellinen ja edellyttää välittömiä toimenpiteitä, tulee tapauksesta sähköisen ilmoituksen lisäksi laittaa sähköpostin tiedoksi sertifikaatin haltijalle tai olla puhelimitse yhteydessä KMY:n toimistoon (kmy@kestavametsa.fi, kaisa.kettunen@kestavametsa.fi).
Yleinen palaute alueellisen ryhmäsertifioinnin toteutuksesta
Palautelomakkeen kautta voi antaa palautetta alueellisen ryhmäsertifioinnin toteutukseen liittyen. Yleistä palautetta ei käsitellä erillisessä prosessissa, mutta se huomioidaan toiminnan kehittämisessä.
Erimielisyystapausten käsittely
Mikäli erimielisyys- tai valitustapausta ei pystytä ratkaisemaan alueellisessa metsäsertifiointitoimikunnassa, tai jos valittaja on tyytymätön tehtyyn päätökseen, asia voidaan toimittaa käsiteltäväksi KMY:n hallituksen kulloinkin muodostamaan lautakuntaan, jossa on puheenjohtaja ja kaksi muuta jäsentä. KMY nimeää lautakunnalle tapauskohtaisesti riippumattoman puheenjohtajan.
Erimielisyys- tai valitustapauksen osapuolten tulee nimetä lautakuntaan yksi jäsen. Valituksen esittäjä ei voi edustaa lautakunnassa itseään. Pyyntö lautakuntakäsittelystä toimitetaan KMY:n sähköisen palautelomakkeen kautta. KMY ilmoittaa käsittelyä pyytäneelle ilmoituksen vastaanottamisesta ja vastaa erimielisyyden tai valituksen käsittelyä koskeviin kysymyksiin.
Käsittelypyynnön tulee sisältää:
- käsittelyä pyytävän hakijan nimi ja yhteystiedot
- vaatimus ja sen perusteet
- aineisto, johon hakija vaatimuksensa perustaa ja
- mahdollinen muu asian käsittelyn kannalta tarpeellinen aineisto.
Lautakunta toimii yhteisymmärryshakuisesti, mikä tarkoittaa, että se noudattaa työskentelytapoja, jotka tukevat lautakunnan jäsenten välisen yhteisymmärryksen muodostumista, mutta päätöksestä ei lautakunnassa tarvitse saavuttaa yksimielisyyttä.
Lautakunta antaa päätöksensä kirjallisena ja sen allekirjoittavat lautakunnan puheenjohtaja ja jäsenet. Päätös sisältää tiivistelmän käsitellystä asiasta, perustelut sekä lopputuloksen, johon lautakunta on asiassa päätynyt. Lautakunta antaa päätöksensä tiedoksi käsittelyn osapuolille, KMY:lle ja PEFC Suomelle. Lautakunnan päätös on lopullinen.
